Lastentarha l’Hexagonen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lastentarha l’Hexagonen kannatusyhdistys ry

1.1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Lastentarha l’Hexagone
Linnankatu 64
20100 Turku
info (at) hexagone.fi

2. Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Maija Pohjankoski

2.1 Yhteyshenkilön yhteystiedot

maija.pohjankoski (at) hexagone.fi
0400-914235

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu varhaiskasvatuslainsäädäntöön. Rekisteri muodostuu päiväkodin asiakkaiden palvelusopimuksista ja hakemuksista. Kerättyjä tietoja käytetään asiakassuhteiden ylläpitoon, viestintään ja laskutukseen.

4. Henkilötietojen tietosisältö

• Lapsen nimi, sosiaaliturvatunnus, äidinkieli ja osoite.
• Huoltajan/huoltajien nimi/nimet, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Päivähoidon aloitusajankohta
• Perheiden laskutustiedot
• Muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja

5. Henkilötietojen lähde

Pääosin saamme asiakasta koskevat tiedot asiakkaalta itseltään päivähoitosopimuksen tekemisen yhteydessä. Asiakkaiden laskutukseen liittyviä tietoja saamme Turun kaupungin Effica-tietojärjestelmästä.

6. Henkilötietojen käsittely

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden pääsy tietoihin on varhaiskasvatuksen toteutumisen kannalta oleellista. Käyttäjille myönnetään työtehtävien mukainen käyttöoikeus. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä.

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa kaapissa. Sähköinen aineisto on tallennettu muistitikuille, joita säilytetään lukitussa kaapissa. Työntekijä pääsee käsiksi aineistoon hänelle myönnetyn roolioikeuden mukaisesti.

8. Tietojen tarkistusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot. Pyynnöstä tiedoista annetaan kirjalliset kopiot. Tarkastuspyyntö osoitetaan päiväkodin johtajalle henkilökohtaisesti.

9. Oikeus vaatia tietojen korjaamista

Asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tai poistamaan virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi ja muut henkilötietosi.

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö sitä vaatii tai kuin ne ovat tarpeellisia edellä esiteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

11. Seloste päivitetty

25.6.2019